Aviso de Prácticas de Privacidad

1. Quiénes Somos

HeroHouse Pediatrics LLC es una práctica de telemedicina pediátrica que opera como una compañía de responsabilidad limitada en Indiana. Este Aviso describe las prácticas de privacidad de HeroHouse Pediatrics LLC y sus profesionales de la salud, empleados y voluntarios (colectivamente, “HeroHouse”) con respecto a la información de salud protegida que creamos, recibimos, mantenemos o transmitimos en relación con nuestros servicios.

Si bien HeroHouse no es una “entidad cubierta” a la que se aplique específicamente la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (“HIPAA”), HeroHouse cumple voluntariamente con los estándares de HIPAA con el fin de proteger la confidencialidad de la información del paciente al máximo nivel. HeroHouse también está sujeta a las leyes de Indiana que rigen la confidencialidad de los registros médicos bajo el Código de Indiana 16-39.

Nuestro Oficial de Privacidad es Jesse Jones, MSN, APRN, CPNP-PC, quien puede ser contactado en info@herohousepediatrics.com o por correo a HeroHouse Pediatrics, PO Box 155, Plainfield, IN 46168.

2. ¿Qué es la Información de Salud Protegida (ISP)?

La Información de Salud Protegida, o ISP, es cualquier información que tengamos sobre su hijo que pudiera identificarlo y que esté relacionada con su salud, atención médica o pago por atención médica. Esto incluye:

• Nombres, fechas de nacimiento, direcciones e información de contacto
• Historia médica, diagnósticos, síntomas e información de tratamiento
• Información sobre recetas y medicamentos
• Pedidos de laboratorio y resultados de pruebas
• Notas de visitas, mensajes y comunicaciones relacionadas con la atención
• Imágenes y fotografías enviadas como parte de una visita
• Registros de pagos y facturación

Estamos obligados por ley a proteger la privacidad de la ISP de su hijo, a proporcionarle este Aviso y a seguir los términos aquí descritos.

3. Cómo Usamos y Divulgamos la ISP de su Hijo

Usamos y compartimos la información de salud de su hijo de las siguientes maneras. Algunos usos y divulgaciones requieren su autorización; otros no.

Usos y divulgaciones que no requieren su autorización

Tratamiento. Usamos la ISP para evaluar, diagnosticar y tratar a su hijo. Esto incluye revisar el historial y los síntomas durante las visitas, recetar medicamentos, solicitar análisis de laboratorio y coordinar con otros proveedores involucrados en la atención de su hijo, como su médico de cabecera (PCP). Si derivamos a su hijo a un especialista o enviamos un resumen de la visita a su PCP, ese intercambio forma parte del tratamiento y no requiere autorización por separado.

Pago. Usamos la ISP para procesar los pagos de los servicios prestados. Dado que HeroHouse Pediatrics es una práctica de pago directo y no factura seguros, las divulgaciones relacionadas con el pago son limitadas. Usamos su información de contacto y facturación para procesar las tarifas de suscripción y visitas.

Operaciones de salud. Usamos la ISP para administrar la práctica. Esto incluye revisión de calidad, auditorías de expedientes realizadas por nuestro médico colaborador, capacitación del personal y actividades de cumplimiento normativo. Nuestro médico colaborador accede a la ISP mínimamente necesaria con el único propósito de revisión de calidad y seguridad bajo nuestro acuerdo de práctica colaborativa.

Otros usos y divulgaciones permitidos sin autorización

En determinadas situaciones, la ley nos permite o requiere usar o compartir la ISP sin su autorización. Estas situaciones incluyen:

• Según lo exija la ley. Podemos usar o divulgar la ISP en la medida necesaria para cumplir con los requisitos de la ley aplicable.
• Para actividades de salud pública. Podemos usar o divulgar la ISP para actividades de salud pública, incluyendo reportes a autoridades de salud pública para prevenir o controlar enfermedades, informes sobre sospecha de maltrato infantil o negligencia, seguimiento de seguridad de productos regulados por la FDA, notificación de exposición a enfermedades transmisibles, y pruebas de vacunación requeridas por las escuelas (obteniendo su acuerdo previo).
• Para divulgaciones sobre víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica. Podemos divulgar la ISP sobre una víctima cuando lo autorice o requiera la ley.
• Para supervisión de la salud. Podemos usar o divulgar la ISP para actividades de supervisión autorizadas por la ley, como auditorías, investigaciones, inspecciones y actividades de licenciamiento.
• Para procedimientos judiciales o administrativos. Podemos divulgar la ISP en respuesta a una orden judicial o administrativa, o en respuesta a una citación u otro proceso legal, si obtenemos garantías satisfactorias de que se han hecho esfuerzos razonables para notificarle a usted o para obtener una orden de protección.
• Para fines de aplicación de la ley. Podemos divulgar la ISP para fines de aplicación de la ley según lo permita la ley, incluyendo ciertos reportes de lesiones y emergencias.
• Para médicos forenses, examinadores médicos o directores de funeraria en ciertas situaciones relacionadas con una persona fallecida.
• Para donación de órganos, ojos o tejidos.
• Para investigación, sujeto a requisitos adicionales de seguridad y supervisión.
• Para prevenir una amenaza grave a la salud o seguridad. Podemos usar o divulgar la ISP si creemos que es necesario para prevenir o reducir una amenaza grave e inminente.
• Para funciones gubernamentales especializadas relacionadas con el ejército, veteranos, instituciones correccionales y otras actividades gubernamentales autorizadas.

Solo usaremos o divulgaremos la cantidad mínima de ISP necesaria para lograr el propósito del uso o la divulgación.

Usos y divulgaciones que requieren su autorización escrita

Los siguientes usos y divulgaciones requieren su autorización firmada antes de proceder:

• La mayoría de usos y divulgaciones de la ISP no descritos en este Aviso
• Compartir la ISP con la escuela, guardería o programas de actividades de su hijo (a menos que la ley lo requiera)
• Compartir la ISP para fines de marketing
• Venta de la ISP
• Uso o divulgación de notas de psicoterapia (si aplica)

Puede revocar una autorización escrita en cualquier momento comunicándose con nosotros por escrito a info@herohousepediatrics.com, excepto en la medida en que ya hayamos actuado en consecuencia.

4. Cómo Protegemos la Información de Salud de su Hijo

Nos tomamos muy en serio la protección de la información de salud de su hijo. Hemos implementado las siguientes salvaguardas:

Salvaguardas administrativas

• Contamos con políticas y procedimientos de privacidad y seguridad que se revisan periódicamente
• El acceso a la ISP se limita a quienes la necesiten para brindar o apoyar la atención
• Las auditorías de expedientes son realizadas por nuestro médico colaborador mediante intercambio de archivos rastreado con acceso restringido
• El personal recibe capacitación sobre los requisitos de HIPAA

Salvaguardas técnicas

• Las visitas de telemedicina se realizan mediante tecnología de video cumple con HIPAA
• Todas las comunicaciones externas por correo electrónico que contengan ISP se transmiten mediante correo electrónico cifrado
• Los servicios de teléfono y mensajería utilizados para la comunicación con pacientes cumplen con HIPAA
• Los registros electrónicos de salud se mantienen en una plataforma de EHR compatible con HIPAA con controles de acceso y registro de auditoría
• Los archivos y documentos que contienen ISP se almacenan en plataformas de nube compatibles con HIPAA con restricciones de acceso

Salvaguardas físicas

• Todos los dispositivos usados para acceder a la ISP están protegidos con contraseña y cifrados
• La ISP no se imprime ni almacena físicamente excepto cuando sea clínicamente necesario

Ningún sistema es completamente inmune a riesgos. Si descubrimos una violación de la ISP no protegida de su hijo, le notificaremos según lo requiera la Regla de Notificación de Violaciones de HIPAA y/o la ley estatal, según corresponda. También existe la posibilidad de que la ISP que divulguemos sea redivulgada por el destinatario y ya no esté protegida.

5. Sus Derechos Respecto a la Información de Salud de su Hijo

Como padre, madre o tutor legal de un paciente menor de edad, tiene los siguientes derechos respecto a la ISP de su hijo. Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en info@herohousepediatrics.com.

Derecho de acceso y a recibir una copia de los registros

Tiene derecho a inspeccionar y recibir una copia de los registros de salud de su hijo, incluidas las notas de visita, los resultados de laboratorio y los resúmenes de tratamiento. Responderemos a su solicitud dentro de 30 días. Podemos cobrar una tarifa razonable basada en el costo de las copias. Proporcionaremos los registros en el formato que solicite si es fácilmente producible; de lo contrario, los proporcionaremos en un formato electrónico o en papel legible.

Derecho a solicitar correcciones (enmienda)

Si cree que el registro de salud de su hijo contiene información incorrecta o incompleta, puede solicitar una corrección. Responderemos dentro de 60 días. Podemos denegar la solicitud si determinamos que el registro es preciso, completo y fue creado por HeroHouse Pediatrics. Si denegamos la solicitud, explicaremos el motivo por escrito y le daremos la oportunidad de presentar una declaración de desacuerdo.

Derecho a solicitar restricciones

Puede solicitar que restrinjamos el uso o intercambio de la ISP de su hijo para tratamiento, pago u operaciones. No estamos obligados a aceptar la mayoría de las restricciones, pero consideraremos todas las solicitudes. Si aceptamos, respetaremos la restricción excepto en una emergencia. Estamos obligados a aceptar si nos pide que restrinjamos la divulgación a un plan de salud por un servicio que pagó íntegramente de su bolsillo, lo cual se aplica a todos los servicios en HeroHouse, ya que somos una práctica de pago directo.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales

Puede solicitar que nos comuniquemos con usted sobre la atención de su hijo de una manera particular o en un lugar específico. Por ejemplo, puede pedir que nos comuniquemos con usted únicamente por correo electrónico. Atenderemos solicitudes razonables.

Derecho a un registro de divulgaciones

Tiene derecho a solicitar una lista de ciertas divulgaciones que hayamos hecho de la ISP de su hijo. Este derecho aplica a divulgaciones realizadas para propósitos distintos al tratamiento, pago y operaciones. El registro cubre los seis años anteriores a la solicitud. Responderemos dentro de 60 días.

Derecho a recibir una copia impresa de este Aviso

Tiene derecho a recibir una copia impresa de este Aviso en cualquier momento, incluso si previamente acordó recibirlo electrónicamente. Para solicitar una copia impresa, contáctenos en info@herohousepediatrics.com.

Derecho a ser notificado de una violación

Tiene derecho a recibir notificación si ocurre una violación de la ISP no protegida de su hijo. Le notificaremos sin demora indebida y dentro de 60 días de descubrir la violación, a menos que determinemos que la notificación no es requerida bajo la ley aplicable.

Derecho a presentar una queja

Si cree que se han violado los derechos de privacidad de su hijo, tiene derecho a presentar una queja ante HeroHouse Pediatrics o ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU. Para presentar una queja ante nosotros, comuníquese con: info@herohousepediatrics.com. Para presentar una queja ante HHS: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints. No tomaremos represalias en su contra por presentar una queja.

6. Nuestras Obligaciones Legales

HeroHouse Pediatrics está obligada por ley a:

• Mantener la privacidad y seguridad de la ISP de su hijo
• Proporcionarle este Aviso de nuestras prácticas de privacidad
• Seguir los términos del Aviso actualmente en vigencia
• Notificarle si descubrimos una violación de la ISP no protegida de su hijo

En caso de que recibamos registros de tratamiento por trastornos por uso de sustancias de un programa sujeto a 42 CFR Parte 2, no usaremos ni divulgaremos información de esos registros en procedimientos civiles, penales, administrativos o legislativos contra el individuo, a menos que obtengamos consentimiento o recibamos una orden judicial emitida conforme a 42 CFR Parte 2 acompañada de una citación.

Nos reservamos el derecho de cambiar los términos de este Aviso en cualquier momento. Los cambios se aplicarán a la ISP que ya tenemos, así como a la ISP que recibamos en el futuro. Si realizamos un cambio material, publicaremos el Aviso actualizado en nuestro sitio web y notificaremos a las familias inscritas por correo electrónico. El nuevo Aviso será efectivo en la fecha especificada en la versión actualizada.

7. Menores y Acceso Parental

HeroHouse Pediatrics brinda atención exclusivamente a pacientes menores de 18 años. Como padre, madre o tutor legal, generalmente tiene derecho a acceder a la información de salud de su hijo.

En circunstancias limitadas, la ley de Indiana puede otorgar a un menor el derecho de consentir ciertos tipos de atención de forma independiente y restringir el acceso de los padres a esos registros. Si surge tal situación, la manejaremos de acuerdo con la ley estatal aplicable y le informaremos sobre cualquier limitación en su acceso.

En casos de acogimiento familiar o cuidadores que no son los padres, podemos requerir documentación de autoridad legal para consentir la atención y acceder a los registros antes de divulgar la ISP. Si recibimos una solicitud para limitar el acceso de un padre a la ISP de su hijo, requeriremos documentación de una restricción legal para respaldar la limitación. Si tiene preguntas sobre los derechos de acceso en su situación específica, comuníquese con nosotros en info@herohousepediatrics.com.

8. Contáctenos

Para preguntas sobre este Aviso, para ejercer sus derechos, o para presentar una queja de privacidad, comuníquese con nosotros en info@herohousepediatrics.com.